Blacklist email, cosa sono e come difendersi

Le blacklist email rappresentano un ostacolo significativo per chi utilizza la posta elettronica, specialmente in ambito professionale. Essere inseriti in una di queste liste può compromettere la capacità di comunicare efficacemente con clienti e partner.

Come CM Sistemi aiutiamo ogni giorno le aziende e i professionisti a proteggere e ottimizzare le proprie risorse digitali, in questo articolo esploreremo cosa sono le blacklist email, come si finisce in esse, chi le gestisce, come verificare se si è stati inseriti, come evitarlo e le azioni da intraprendere in caso di inclusione.

Che cosa sono le blacklist email

Le blacklist email sono elenchi che identificano indirizzi IP, domini o indirizzi email noti per l’invio di spam o contenuti malevoli.

Quando un’entità viene inserita in una blacklist, i suoi messaggi vengono bloccati o contrassegnati come spam dai server di posta dei destinatari, riducendo drasticamente la possibilità che le email raggiungano la casella di posta principale.

Queste liste sono utilizzate come misura di sicurezza per proteggere gli utenti da comunicazioni indesiderate o potenzialmente dannose.

Come ci si accorge di essere finiti in una blacklist

Accorgersi di essere finiti in una blacklist può non essere immediato, ma ci sono alcuni segnali e strumenti che aiutano a identificarlo rapidamente. Ecco come fare:

1. Riduzione drastica del tasso di consegna delle email, le email non raggiungono i destinatari o finiscono nella cartella spam.
2. Un aumento delle email rimbalzate (bounce rate) è un altro segnale chiaro.
3. Feedback da parte dei clienti o collaboratori con segnalazioni di mancato ricevimenti delle email.
4. Quando un’email viene respinta, spesso il messaggio di errore specifica che l’IP o il dominio è stato bloccato da una blacklist.

Come si finisce in una blacklist

L’inserimento in una blacklist può derivare da vari comportamenti, spesso involontari:

1. Invio di email non richieste (spam): l’invio massivo di email a destinatari che non hanno fornito il consenso può portare a segnalazioni di spam, aumentando il rischio di essere inseriti in una blacklist.
2. Compromissione del sistema: la presenza di malware o virus nel proprio sistema può trasformare il server di posta in una fonte di spam senza che l’utente ne sia consapevole.
3. Configurazioni errate del server di posta: server mal configurati possono diventare open relay, permettendo a terzi di utilizzarli per inviare spam.
4. Utilizzo di liste di contatti di bassa qualità: l’acquisto o l’uso di liste di contatti non verificate può includere indirizzi inattivi o trappole per spam, portando a segnalazioni negative.

Negli anni sono aumentati i controlli e le verifiche sugli account, anche perché le richieste di privacy e sicurezza degli utenti sono sempre maggiori, per questo è sempre più facile finire in una blacklist.

Chi crea le blacklist

Le blacklist sono gestite da diverse entità:

1. Provider di servizi email (ESP): gestiscono liste basate sulle segnalazioni degli utenti e su algoritmi interni per identificare comportamenti sospetti.
2. Organizzazioni anti-spam: entità come Spamhaus o Barracuda mantengono blacklist pubbliche utilizzate da vari provider per filtrare lo spam.
3. Amministratori di sistema: possono creare blacklist personalizzate per proteggere le proprie reti da fonti ritenute non affidabili.

Queste liste vengono costantemente aggiornate per riflettere le nuove minacce e comportamenti sospetti nel panorama digitale.

Come verificare di essere finiti in blacklist

Non è semplice controllare se il proprio indirizzo IP o dominio è presente in una blacklist, esistono sistemi online per verificarlo, ma il responso è di solito parziale e frammentario. Come ad esempio Spamhaus, che permette di verificare se un indirizzo IP o dominio è elencato nelle sue liste.

Molto meglio rivolgersi ad aziende informatiche come la nostra, che possono analizzare eventuali problemi e proporvi soluzioni adeguate.

Ovviamente la prevenzione è sempre l’arma più efficace che possiamo avere in questi frangenti.

Come evitare di finire in una blacklist email

Per prevenire l’inserimento in una blacklist, è fondamentale adottare alcune semplici buone prassi:

1. Ottenere il consenso esplicito dei destinatari: Assicurarsi che tutti i contatti abbiano acconsentito a ricevere comunicazioni.
2. Mantenere aggiornati i sistemi: aggiornare regolarmente software e CMS per prevenire vulnerabilità sfruttabili da malware.
3. Configurare correttamente il server di posta: implementare protocolli di autenticazione come SPF, DKIM e DMARC per garantire l’affidabilità delle email inviate.
4. Monitorare la reputazione dell’IP e del dominio: utilizzare strumenti che analizzano la reputazione e segnalano eventuali problemi.
5. Evitare l’acquisto di liste di contatti: utilizzare solo liste di contatti ottenute in modo etico e verificato.

Adottando queste misure, si riduce significativamente il rischio di essere inseriti in una blacklist.

Cosa fare se si è in una lista nera

Se si scopre di essere stati inseriti in una blacklist, è importante agire prontamente:

1. Identificare la causa: analizzare i log del server di posta e le configurazioni per individuare eventuali anomalie o compromissioni.
2. Risoluzione dei problemi: eliminare malware, correggere configurazioni errate e assicurarsi che tutte le pratiche di invio siano conformi alle normative.
3. Richiedere la rimozione: contattare l’entità che gestisce la blacklist seguendo le procedure indicate per la delisting. Alcune liste offrono moduli online per facilitare il processo.
4. Monitorare continuamente: dopo la rimozione, continuare a monitorare la reputazione del proprio IP e dominio per prevenire future inclusioni.

È essenziale affrontare rapidamente la situazione per minimizzare l’impatto sulle comunicazioni aziendali. E’ ovvio che non sono attività che possono essere messe in campo da un’azienda senza un adeguato servizio IT interno o esterno in consulenza.

Conclusioni

Le blacklist email sono strumenti efficaci contro lo spam, ma possono rappresentare un ostacolo per le aziende che inviano comunicazioni legittime.

Comprendere il loro funzionamento, adottare pratiche corrette e monitorare costantemente la propria reputazione online sono passi fondamentali per garantire che le proprie email raggiungano i destinatari senza impedimenti. In caso di inserimento in una blacklist, è cruciale agire rapidamente per identificare e risolvere le cause, assicurando così la continuità delle comunicazioni aziendali.

Se la tua azienda ha avuto in passato o in questo preciso istante problemi legati all’invio e alla ricezione delle email aziendali, contattaci compilando il form che trovi qui sotto.