Whistleblowing: Che Cos’è, la Normativa e Come Gestire le Segnalazioni

Il whistleblowing è un tema di crescente importanza nel panorama aziendale e legale italiano. Sempre più aziende si stanno rendendo conto del valore di un sistema di segnalazione interno efficace, non solo per la conformità normativa, ma anche per promuovere una cultura aziendale etica e trasparente.

Esploriamo in dettaglio cos’è il whistleblowing, la normativa italiana di riferimento, come funzionano le segnalazioni e come un software dedicato, come quello offerto da CM Sistemi informatici, può semplificare l’intero processo.

Significato di Whistleblowing

Il termine “whistleblowing” deriva dall’inglese “to blow the whistle” (fischiare il fischietto), un’espressione che si riferisce all’azione di un arbitro che interrompe il gioco per segnalare un fallo.

In senso figurato, il whistleblowing è l’atto di un individuo (il “whistleblower”) che segnala attività illecite, fraudolente o pericolose all’interno di un’organizzazione, sia essa pubblica o privata.

Queste segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di comportamenti scorretti, tra cui:

1. Corruzione: tangenti, favoritismi, conflitti di interesse.
2. Frode: manipolazione di bilanci, appropriazione indebita, false dichiarazioni.
3. Violazioni di norme di sicurezza: sul lavoro, ambientali, alimentari.
4. Discriminazione e molestie: sul posto di lavoro, nei confronti di clienti o fornitori.
5. Violazioni della privacy: accesso non autorizzato a dati sensibili, divulgazione di informazioni riservate.
6. Altre condotte illecite: violazioni di leggi, regolamenti o politiche aziendali.

Il whistleblower può essere un dipendente, un ex dipendente, un fornitore, un cliente o qualsiasi altra persona che sia venuta a conoscenza di comportamenti illeciti all’interno dell’organizzazione.

La sua segnalazione può essere fatta internamente (all’interno dell’organizzazione stessa) o esternamente (alle autorità competenti, ai media o ad altre organizzazioni).

La Normativa Italiana Riguardo al Whistleblowing

In Italia, la normativa sul whistleblowing ha subito un’importante evoluzione con l’entrata in vigore del Decreto Legislativo 24/2023, che ha recepito la Direttiva Europea 2019/1937 sulla protezione dei whistleblowers.

Questo decreto ha introdotto significative novità, ampliando la tutela dei segnalanti e rafforzando gli obblighi per le aziende.

Ecco i punti chiave della normativa

Il decreto si applica sia al settore pubblico che a quello privato. Nel settore privato, sono interessate le aziende con almeno 50 dipendenti, quelle che operano in settori specifici (come i servizi finanziari) indipendentemente dalle dimensioni, e quelle che hanno adottato un modello organizzativo 231.

Tutela dei whistleblowers

1. Riservatezza: L’identità del segnalante deve essere protetta e non può essere rivelata senza il suo consenso, salvo nei casi previsti dalla legge.
2. Protezione da ritorsioni: Il whistleblower è protetto da qualsiasi forma di ritorsione, come licenziamento, demansionamento, discriminazione, molestie o altre azioni punitive.
3. Canali di segnalazione: Le aziende devono istituire canali di segnalazione interni che garantiscano la riservatezza e la gestione efficace delle segnalazioni. È previsto anche un canale di segnalazione esterno gestito dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione).
4. Misure di sostegno: Il decreto prevede misure di sostegno per i whistleblowers, come l’assistenza legale e il supporto psicologico.

Obblighi per le aziende

1. Istituzione di canali di segnalazione interni: Le aziende devono creare procedure chiare e accessibili per la ricezione e la gestione delle segnalazioni.
2. Nomina di un responsabile: È consigliabile nominare un responsabile del whistleblowing o un team dedicato per gestire le segnalazioni in modo imparziale e competente.
3. Formazione del personale: È importante formare i dipendenti sui loro diritti e responsabilità in materia di whistleblowing e sull’utilizzo dei canali di segnalazione.
4. Documentazione e conservazione: Le segnalazioni e la relativa documentazione devono essere conservate per il tempo necessario al trattamento e in conformità con le norme sulla protezione dei dati.
5. Feedback al segnalante: Il segnalante deve ricevere un riscontro entro tempi definiti (tre mesi, prorogabili a sei in casi complessi) sull’esito della sua segnalazione.
6. Sanzioni: Il decreto prevede sanzioni significative per le aziende che non si adeguano alla normativa, comprese sanzioni pecuniarie e, in alcuni casi, responsabilità penali.

Come Funzionano le Segnalazioni Whistleblowing

Il processo di segnalazione whistleblowing può variare a seconda dell’organizzazione e del canale utilizzato, ma in genere segue questi passaggi:

1. Raccolta di informazioni: Il whistleblower raccoglie prove o informazioni dettagliate sull’attività illecita che intende segnalare. È importante che la segnalazione sia il più precisa e documentata possibile.
2. Scelta del canale di segnalazione: Il whistleblower decide se utilizzare un canale interno (all’interno dell’azienda) o esterno (ANAC, autorità giudiziaria, media). La normativa incoraggia l’uso dei canali interni, a meno che non ci siano motivi fondati per ritenere che questi non siano efficaci o che possano esporre il segnalante a ritorsioni.
3. Invio della segnalazione: La segnalazione viene inviata attraverso il canale scelto, che può essere una piattaforma online, una casella di posta elettronica dedicata, una linea telefonica o un incontro di persona con il responsabile del whistleblowing.
4. Ricezione e valutazione preliminare: Il responsabile del whistleblowing (o il team dedicato) riceve la segnalazione e ne valuta la credibilità e la rilevanza. Se la segnalazione è anonima, si valuta se ci sono elementi sufficienti per procedere con un’indagine.
5. Indagine: Se la segnalazione è ritenuta fondata, viene avviata un’indagine interna per accertare i fatti. L’indagine deve essere condotta in modo imparziale, riservato e tempestivo.
6. Adozione di misure correttive: Se l’indagine conferma l’illecito, l’organizzazione deve adottare misure correttive per porre fine all’attività illecita, sanzionare i responsabili e prevenire future violazioni.
7. Feedback al segnalante: Il whistleblower deve essere informato sull’esito della sua segnalazione e sulle misure adottate dall’organizzazione, nel rispetto della riservatezza delle informazioni e dei diritti delle persone coinvolte.
8. Chiusura della segnalazione: Una volta completate le indagini e adottate le misure correttive, la segnalazione viene chiusa.

Whistleblowing Software: Come Semplificare Tutto

La gestione manuale delle segnalazioni whistleblowing può essere complessa, rischiosa e inefficiente. Un software dedicato, come quello offerto da CMS Istemi, può semplificare notevolmente il processo, garantendo la conformità normativa, la protezione dei dati e l’efficacia delle indagini.

Ecco i principali vantaggi di un software per il whistleblowing:

1. Conformità normativa: Il software è progettato per rispettare tutti i requisiti del D.Lgs. 24/2023 e della Direttiva Europea 2019/1937, garantendo che l’azienda sia in regola con la legge.
2. Riservatezza e sicurezza: Il segnalante accede nominalmente o anonimamente inserendo l’illecito.
3. Gestione centralizzata: Tutte le segnalazioni vengono raccolte e gestite in un unico sistema, semplificando il tracciamento, l’analisi e la documentazione.
4. Controllare le segnalazioni: Le segnalazioni sono accessibili dal Responsabile dell’Organismo di Vigilanza ed eventualmente da altri soggetti deputati.
5. Possibilità di ricontattare il segnalante: La segnalazione viene processata in modalità anonima e, solo quando strettamente necessario, vengono richiesti i dati del segnalante.
6. Avvisi ed Alert: Il Responsabile dell’Organismo di Vigilanza riceve un alert al ricevimento di una nuova segnalazione, se attivo il supporto legale, la segnalazione viene prima elaborata da un Avvocato abilitato e specializzato in WB.
7. Accesso sicuro e controllato: Il software deve consentire l’accesso solo al personale autorizzato, con diversi livelli di autorizzazione in base al ruolo (es. amministratore, gestore delle segnalazioni, auditor).
8. Supporto e assistenza: CM Sistemi offre supporto tecnico e consulenza per l’implementazione e l’utilizzo del software, garantendo un’adozione efficace e un supporto continuo.
9. Supporto legale: Assistenza legale fino ad un massimo di tre segnalazioni anno.

Il software di CM Sistemi è una soluzione completa e personalizzabile, progettata per adattarsi alle esigenze specifiche di ogni organizzazione. Offre un’interfaccia intuitiva, funzionalità avanzate e un elevato livello di sicurezza, rendendo la gestione del whistleblowing più semplice, efficace e sicura.

Conclusioni

Il whistleblowing è uno strumento fondamentale per promuovere la legalità, l’etica e la trasparenza nelle organizzazioni. La normativa italiana, in linea con le direttive europee, ha rafforzato la tutela dei segnalanti e imposto obblighi precisi alle aziende.

Adottare un sistema di whistleblowing efficace non è solo un obbligo legale, ma anche un’opportunità per le aziende di migliorare la propria cultura aziendale, prevenire i rischi e rafforzare la fiducia dei dipendenti, dei clienti e degli stakeholder.

Un software dedicato, come quello offerto da CM Sistemi, rappresenta un investimento strategico per le aziende che vogliono gestire il whistleblowing in modo efficiente, sicuro e conforme alla normativa.

Grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua flessibilità, il software di CM Sistemi può aiutare le organizzazioni a creare un ambiente di lavoro più etico e trasparente, contribuendo a prevenire illeciti e a proteggere la reputazione aziendale.

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